Розділ 2. Реєстрація на Порталі

На Порталі реєструються керівники уповноваженого підрозділу (уповноважені особи). Таку реєстрацію бажано здійснити під час направлення повідомлення до Національного агентства відповідно до підпункту 7 пункту 2 розділу ІІ Типового положення, а не чекати періоду подання звітностей. Інформація про повідомлення Національного агентства щодо зміни структури, штатної чисельності, контактних даних, а також керівника уповноваженого підрозділу (уповноваженої особи) більш детально викладена в питанні 7 розділу 3 глави І цих Роз’яснень.

Для реєстрації керівнику уповноваженого підрозділу (уповноваженій особі) необхідно отримати кваліфікований електронний підпис, пов’язаний із кодом ЄДРПОУ відповідного органу (далі – КЕП), тобто КЕП посадової особи.

1. Відсканувати QR-код або перейти за посиланням.
   
   
   
2. Натиснути на піктограму профіля користувача, яка розміщена у правій частині верхньої панелі та забезпечує доступ до особистого кабінету, налаштувань облікового запису або авторизаційних даних користувача, (відмічена стрілкою).

3. Зчитати КЕП.

4. Після зчитування необхідно перевірити дані та перейти далі.

Одразу після авторизації відкривається профіль особи в Кабінеті уповноваженого.

У профілі необхідно заповнити усі обов’язкові для заповнення поля.

Завантаження власного фото особи є бажаним, але необов’язковим.

Окремі поля заповнюються автоматично із ЄДРПОУ.

Важливим є відображення достовірної інформації в полі «Назва організації або органу, у сфері управління якого перебуває ваша організація», оскільки звіти уповноважених осіб, призначених на підвідомчих підприємствах, в установах та організаціях, що належить до сфери управління відповідного органу, автоматично підтягуються в Кабінет уповноваженої особи органу управління. Некоректне визначення органу управління призводить до неправильного відображення звіту на Порталі. Національне агентство не має технічної можливості вилучати, переносити чи вносити зміни до звітів уповноважених осіб та до відображення їх на Порталі. Такі зміни може вносити виключно уповноважена особа, яка подала звіт. Національне агентство не визначає органи сфери управління.

Крім службового номера телефону, бажано зазначати додатковий (мобільний) номер телефону для уточнення інформації працівниками Національного агентства.

Інформація про штатну чисельність органу та кількість підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління, є обов’язковою для заповнення та вказується станом на дату заповнення профілю.

Необхідно завантажити копію документа про призначення (визначення) уповноваженої особи у форматі pdf шляхом натискання кнопки «+».

Підставою утворення (визначення) уповноваженого підрозділу (уповноваженої особи) є стаття 13¹ Закону.

Після заповнення інформації та долучення документа необхідно натиснути кнопки «Зберегти» та «На верифікацію».

Профіль верифікується Національним агентством після перевірки внесеної інформації. В ході перевірки профілю працівник Національного агентства може зателефонувати уповноваженій особі для уточнення інформації за вказаним на профілі номером.

Додатково: Уповноважені та особи, які визначені уповноваженими особами за ініціативою відповідного органу (тобто на яких не поширюються вимоги статей 13¹ та 62 Закону), не мають обов’язку щодо реєстрації на Порталі. Такі особи можуть зареєструватися на Порталі за власним бажанням. При цьому в полі «Підстава утворення (визначення) уповноваженого підрозділу (уповноваженої особи)» для Уповноваженого потрібно вказати статтю 62 Закону, а для уповноважених осіб, які визначені за ініціативою відповідного органу, – за ініціативою.

У разі якщо керівник уповноваженого підрозділу (уповноважена особа) вже був (була) зареєстрований (зареєстрована) на Порталі, така особа може самостійно внести відповідні зміни у своєму профілі в Кабінеті уповноваженого. Для оновлення в Кабінеті уповноваженого відповідного наказу керівнику уповноваженого підрозділу (уповноваженій особі) необхідно отримати відповідний доступ в Національному агентстві.

У разі звільнення керівника уповноваженого підрозділу (уповноваженої особи) чи припинення виконання функцій уповноваженої особи до повідомлення Національного агентства необхідно додати відповідний розпорядчий документ (про звільнення, переведення, втрату чинності наказу про визначення уповноваженої особи тощо) для деактивації такої особи на Порталі.

Інформація у профілі керівника уповноваженого підрозділу (уповноваженої особи) в Кабінеті уповноваженого завжди має бути актуальною.

– реєструються керівники відповідного органу;

– керівник уповноваженого підрозділу (уповноважена особа) реєструється не під своїм КЕП або під КЕП фізичної особи;

– не вказаний або неправильно вказаний орган сфери управління;

– відсутній документ про призначення (визначення) керівника уповноваженого підрозділу (уповноваженої особи) або дані профілю не відповідають наказу;

– не зазначено штатної чисельності органу та/або кількості підприємств, установ, організацій у сфері управління;

– після збереження даних профіль не відправлено на верифікацію шляхом натискання відповідної кнопки.